Elementy, które muszą zawierać wniosek o usunięcie drzewa oraz decyzja administracyjna, określają odpowiednio przepisy art. 83b ustawy o ochronie przyrody oraz art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Jeśli wniosek o usunięcie drzewa lub decyzja administracyjna nie zawierają wszystkich wymaganych elementów, określonych w przepisach prawa, są one niepełne.
W przypadku wniosku urząd powinien wezwać do jego uzupełnienia, a jeśli to nie nastąpi – pozostawić bez rozpatrzenia. Natomiast nieprawidłowo wydana decyzja może zostać zakwestionowana – można się od niej odwołać, złożyć wniosek o jej uchylenie lub nawet stwierdzenie nieważności, jeżeli narusza prawo w sposób rażący.
Art. 107 Kodeks postępowania administracyjnego [Składniki decyzji; uzasadnienie]
§ 1. Decyzja zawiera:
1) oznaczenie organu administracji publicznej;
2) datę wydania;
3) oznaczenie strony lub stron;
4) powołanie podstawy prawnej;
5) rozstrzygnięcie;
6) uzasadnienie faktyczne i prawne;
7) pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania;
8) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji;
9) w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie
o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.
§ 2. Przepisy szczególne mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja.
§ 3. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne – wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.
§ 4. Można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania.
§ 5. Organ może odstąpić od uzasadnienia decyzji również w przypadkach, w których z dotychczasowych przepisów ustawowych wynikała możliwość zaniechania lub ograniczenia uzasadnienia ze względu na interes bezpieczeństwa Państwa lub porządek publiczny.
Art. 83b. Ustawy o ochronie przyrody [Wniosek o wydanie zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu]
1. Wniosek o wydanie zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu zawiera:
1) imię, nazwisko i adres albo nazwę i siedzibę posiadacza i właściciela nieruchomości albo właściciela urządzeń, o których mowa w art. 49 rozporządzenie w sprawie zwierząt objętych ochroną gatunkową § 1 Kodeksu cywilnego;
2) oświadczenie o posiadanym tytule prawnym władania nieruchomością albo oświadczenie o posiadanym prawie własności urządzeń, o których mowa w art. 49 rozporządzenie w sprawie zwierząt objętych ochroną gatunkową § 1 Kodeksu cywilnego;
3) zgodę właściciela nieruchomości, jeżeli jest wymagana, lub oświadczenie o udostępnieniu informacji, o której mowa w art. 83 usuwanie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości ust. 4;
4) nazwę gatunku drzewa lub krzewu;
5) obwód pnia drzewa mierzony na wysokości 130 cm, a w przypadku gdy na tej wysokości drzewo:
a) posiada kilka pni – obwód każdego z tych pni,
b) nie posiada pnia – obwód pnia bezpośrednio poniżej korony drzewa;
6) wielkość powierzchni, z której zostanie usunięty krzew;
7) miejsce, przyczynę, termin zamierzonego usunięcia drzewa lub krzewu, oraz wskazanie czy usunięcie wynika z celu związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej;
8) rysunek, mapę albo wykonany przez projektanta posiadającego odpowiednie uprawnienia budowlane projekt zagospodarowania działki lub terenu w przypadku realizacji inwestycji, dla której jest on wymagany zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r.
– Prawo budowlane – określające usytuowanie drzewa lub krzewu w odniesieniu do granic nieruchomości i obiektów budowlanych istniejących lub projektowanych na tej nieruchomości;
9) projekt planu:
a) nasadzeń zastępczych, rozumianych jako posadzenie drzew lub krzewów, w liczbie nie mniejszej niż liczba usuwanych drzew lub o powierzchni nie mniejszej niż powierzchnia usuwanych krzewów, stanowiących kompensację przyrodniczą za usuwane drzewa i krzewy w rozumieniu art. 3 objaśnienie pojęć pkt 8 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska lub
b) przesadzenia drzewa lub krzewu
– jeżeli są planowane, wykonany w formie rysunku, mapy lub projektu zagospodarowania działki lub terenu, oraz informację o liczbie, gatunku lub odmianie drzew lub krzewów oraz miejscu i planowanym terminie ich wykonania;
10) decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach albo postanowienie w sprawie uzgodnienia warunków realizacji przedsięwzięcia w zakresie oddziaływania na obszar Natura 2000, w przypadku realizacji przedsięwzięcia, dla którego wymagane jest ich uzyskanie zgodnie z ustawą z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji
o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko, oraz postanowienie uzgadniające wydawane przez właściwego regionalnego dyrektora ochrony środowiska w ramach ponownej oceny oddziaływania na środowisko, jeżeli jest wymagana lub została przeprowadzona na wniosek realizującego przedsięwzięcie;
11) zezwolenie w stosunku do gatunków chronionych na czynności podlegające zakazom określonym w art. 51 zakazy dotyczące dziko występujących roślin i grzybów objętych ochroną gatunkową ust. 1 pkt 1–4 i 10 oraz w art. 52 zakazy dotyczące dziko występujących zwierząt objętych ochroną gatunkową ust. 1 pkt 1, 3, 7, 8, 12, 13 i 15, jeżeli zostało wydane.
2. Oświadczenia, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.
3. Wniosek o wydanie zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu składa się w:
1) postaci papierowej albo
2) formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
4. Formularz wniosku o wydanie zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu w formie dokumentu elektronicznego minister właściwy do spraw środowiska udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu.