Polityka prywatności

Polityka prywatności serwisu Drzewo Reagowania 

1. Najważniejsze informacje

Ta Polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy korzystasz z drzeworeagowania.pl, po co je przetwarzamy, komu możemy je przekazać i jakie masz prawa. 

Serwis umożliwia m.in. korzystanie z generatora pism, założenie konta oraz – po zalogowaniu – przygotowanie i wysyłanie zgłoszeń dotyczących drzew. Zakres przetwarzanych danych zależy od tego, z których funkcji korzystasz. 

Nie wymagamy podawania imienia i nazwiska przy zakładaniu konta. Jeżeli wybierzesz zgłoszenie anonimowe, dane identyfikujące Ciebie jako osobę zgłaszającą nie są przekazywane adresatowi pisma. Administrator nadal jednak przetwarza dane związane z Twoim kontem i korzystaniem z serwisu. 

2. Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem serwisu drzeworeagowania.pl jest: 

Fundacja Zielone Kujawy 
ul. Gabriela Narutowicza 41 
87-720 Ciechocinek 
KRS: 0000923545 
NIP: 891 163 5776 
e-mail: kontakt@zielonekujawy.pl 

Fundacja Zielone Kujawy samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych w ramach serwisu drzeworeagowania.pl. Przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia dotyczące ochrony danych osobowych. 

W sprawach dotyczących Twoich danych, w tym dostępu do nich, ich poprawienia lub usunięcia, napisz na kontakt@zielonekujawy.pl. Możesz też zgłosić na ten adres podejrzenie naruszenia ochrony danych, na przykład ujawnienia ich osobie nieuprawnionej. 

3. Jakie dane przetwarzamy?

Kiedy przeglądasz stronę

Serwer może automatycznie zapisywać dane techniczne potrzebne do działania i zabezpieczenia serwisu, w szczególności adres IP, datę i czas połączenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz informacje o żądaniach kierowanych do serwera. 

Kiedy zakładasz konto

Do utworzenia konta wymagamy: 

adresu e-mail, 

nicku / loginu, 

hasła, które jest przechowywane w postaci zabezpieczonej (nie w postaci jawnej). 

Nie wymagamy podawania imienia, nazwiska ani adresu zamieszkania. 

Kiedy korzystasz z generatora lub wysyłasz zgłoszenie

W zależności od wybranej funkcji możemy przetwarzać: 

lokalizację drzewa lub zdarzenia wskazaną przez Ciebie; 

treść zgłoszenia i informacje potrzebne do przygotowania pisma; 

załączone zdjęcia, dokumenty lub inne materiały; 

informacje o urzędzie lub innym adresacie pisma; 

informacje dotyczące wysłania, przebiegu i statusu zgłoszenia – jeżeli dana funkcja serwisu je zapisuje. 

Jeżeli podpiszesz zgłoszenie imieniem i nazwiskiem albo dobrowolnie wpiszesz w jego treści inne swoje dane osobowe, będziemy je przetwarzać w zakresie potrzebnym do przygotowania, wysłania lub obsługi zgłoszenia. 

Anonimowe wysłanie zgłoszenia przez portal wymaga rejestracji i zalogowania. Generator nie zapisuje projektów, których nie przekazujesz do wysłania. Zgłoszenia przekazane do sprawdzenia i załączniki zapisujemy na naszym hostingu, aby zaakceptować wysyłkę albo je odrzucić. Zasady dalszego przechowywania opisujemy w punkcie 9. 

Kiedy kontaktujesz się z nami

Przetwarzamy dane, które podasz w wiadomości, np. adres e-mail, imię i nazwisko, jeżeli je podasz, oraz treść korespondencji. 

Kiedy wspierasz nas przez Suppi

Jeżeli wspierasz nasze działania za pośrednictwem Suppi, przetwarzamy dane, które otrzymujemy od operatora platformy albo bezpośrednio od Ciebie, w zakresie potrzebnym do obsługi wsparcia, wykonania obowiązków prawnych oraz podziękowania za wsparcie. Operator Suppi działa jako odrębny administrator danych zgodnie z własnymi zasadami. 

Operatorem Suppi jest Crowd8 sp. z o.o., ul. Żwirki i Wigury 16, 02-092 Warszawa, KRS 0000548195, NIP 5242777491, e-mail: kontakt@suppi.pl. Informacje o przetwarzaniu danych przez operatora znajdziesz na stronie https://suppi.pl/polityka_prywatnosci. Informacje o operatorach płatności są dostępne w załączniku nr 6 do regulaminu Suppi: https://www.suppi.pl/regulamin. 

4. Zgłoszenie anonimowe – co to oznacza?

Jeżeli wybierzesz w serwisie możliwość wysłania zgłoszenia anonimowo, adresat pisma nie otrzyma Twojego imienia i nazwiska ani adresu e-mail przypisanego do konta jako danych osoby zgłaszającej. 

Przy wysyłce anonimowej jako adres nadawcy podajemy kontakt@drzeworeagowania.pl. Danych Twojego konta nie dodajemy do treści ani danych nadawcy wiadomości. Dane samodzielnie wpisane przez Ciebie do pisma lub zawarte w załącznikach mogą jednak trafić do adresata. Przy zgłoszeniu podpisanym odpowiedź adresata jest kierowana na Twoją skrzynkę e-mail. 

Anonimowość dotyczy więc odbiorcy zgłoszenia. Nie oznacza pełnej anonimowości wobec administratora: jeżeli masz konto, Fundacja Zielone Kujawy przetwarza co najmniej dane potrzebne do jego prowadzenia oraz dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu. 

Sprawdź także treść zgłoszenia i załączniki. Jeśli samodzielnie wpiszesz tam swoje dane lub dodasz materiały, które pozwalają Cię rozpoznać, informacje te mogą trafić do adresata pisma. 

Zdjęcia mogą zawierać dodatkowe informacje, na przykład lokalizację lub dane autora. Serwis nie usuwa automatycznie metadanych zdjęć. Sprawdź je przed dołączeniem materiału do anonimowego zgłoszenia. 

Przed przekazaniem zgłoszenia do sprawdzenia zatwierdzasz treść pisma i jego adresata. Wysyłamy je po zaakceptowaniu w ramach moderacji. 

5. Nie wpisuj niepotrzebnych danych innych osób

W polach opisowych i załącznikach możesz przypadkowo umieścić dane osobowe swoje lub innych osób. Prosimy, aby nie podawać danych, które nie są potrzebne do opisania sprawy. 

Nie zamieszczaj danych dotyczących zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych, orientacji seksualnej ani innych danych szczególnie chronionych. Do opisania zagrożenia dla drzewa takie informacje nie są potrzebne. Nie podawaj też zbędnych informacji o podejrzeniach popełnienia przestępstw przez konkretne osoby. Zwróć uwagę, czy na zdjęciach nie znajdują się niepotrzebnie widoczne osoby, tablice rejestracyjne lub dokumenty. 

6. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

Konto i funkcje dostępne po zalogowaniu

Dane konta przetwarzamy, aby utworzyć i prowadzić konto, uwierzytelniać użytkownika oraz udostępniać funkcje serwisu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do świadczenia usługi zgodnie z regulaminem. 

Generator i wysyłanie zgłoszeń

Dane przetwarzamy, aby przygotować pismo, ustalić właściwego adresata, umożliwić jego wysłanie i – jeżeli funkcjonalność serwisu to przewiduje – obsłużyć dalszy przebieg sprawy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ wykonujemy usługę na Twoje żądanie. 

Kontakt z nami

Dane z korespondencji przetwarzamy, aby odpowiedzieć na wiadomość i prowadzić kontakt. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z użytkownikami i osobami zainteresowanymi działalnością Fundacji. 

Bezpieczeństwo i roszczenia

Dane techniczne, logi i – gdy jest to potrzebne – inne dane przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

Wsparcie przez Suppi

Dane otrzymane w związku ze wsparciem możemy przetwarzać w celu jego obsługi i kontaktu z osobą wspierającą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a jeżeli przepisy nakładają na nas obowiązek przechowania określonych danych – także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

7. Komu możemy przekazywać dane?

Dane mogą być udostępniane lub powierzane tylko w zakresie potrzebnym do działania serwisu. Odbiorcami mogą być: 

urzędy, organy administracji publicznej lub inne podmioty, do których zdecydujesz się skierować zgłoszenie – otrzymają dane zawarte w wysyłanym piśmie i załącznikach; 

OVH sp. z o.o., ul. Swobodna 1, 50-088 Wrocław, KRS 0000220286, NIP 8992520556 – dostawca hostingu, w zakresie potrzebnym do świadczenia tej usługi; 

Michał Nowak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Michał Nowak, os. Handlowe 8 lok. 135, 31-936 Kraków, NIP 7382118921, REGON 526509080 – wykonawca usług informatycznych, w zakresie, w jakim dostęp do danych jest potrzebny do obsługi technicznej serwisu; 

osoby i podmioty świadczące na rzecz administratora usługi informatyczne, techniczne lub prawne – jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do wykonania ich zadań; 

operator Suppi – w zakresie związanym z korzystaniem z tej platformy; operator działa również na własnych zasadach jako odrębny administrator. 

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie są zobowiązane do ochrony danych i mogą przetwarzać je wyłącznie w zakresie wynikającym z umowy i naszych instrukcji. 

Wysyłkę zgłoszeń i wiadomości związanych z kontem realizujemy przez pocztę w hostingu OVH. Dostęp do zgłoszeń mają upoważnione osoby działające na rzecz Fundacji Zielone Kujawy oraz dostawcy techniczni w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań. 

9. Jak długo przechowujemy dane?

Dane konta przechowujemy przez czas jego posiadania. Po usunięciu konta zachowujemy tylko te dane, których dalsze przechowywanie ma odrębną podstawę, na przykład jest wymagane prawem lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. 

Dokumentację zgłoszeń dotyczącą podejrzenia nielegalnego usunięcia, uszkodzenia lub zniszczenia drzewa, w tym potrzebne załączniki i korespondencję, przechowujemy w zakresie potrzebnym do podjęcia i prowadzenia interwencji — nie dłużej niż przez pięć lat od końca roku, w którym doszło do zdarzenia. Okres ten uwzględnia termin przewidziany w art. 89 ust. 10 ustawy o ochronie przyrody dla postępowania w sprawie wymierzenia administracyjnej kary pieniężnej. Przepis ten nie nakłada na Fundację obowiązku przechowywania wszystkich zgłoszeń przez pięć lat. 

Okresowo sprawdzamy, czy dalsze przechowywanie dokumentacji jest potrzebne. Dane osobowe zbędne do prowadzenia interwencji usuwamy wcześniej lub anonimizujemy. Samo odłączenie zgłoszenia od konta nie oznacza anonimizacji: dane pozwalające rozpoznać osoby mogą znajdować się także w treści pisma, korespondencji i załącznikach. 

Powyższy pięcioletni okres nie obejmuje automatycznie spamu, zgłoszeń odrzuconych ani danych konta osoby zgłaszającej. Dane w takich materiałach usuwamy po zakończeniu ich weryfikacji, chyba że ich ograniczone przechowanie jest potrzebne do rozpatrzenia reklamacji, przeciwdziałania konkretnemu nadużyciu lub obsługi roszczeń. 

Do celów statystycznych możemy zachować dane zbiorcze lub informacje zanonimizowane, które nie pozwalają zidentyfikować osób. 

Logi serwera przechowujemy przez miesiąc na serwerach OVH w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu. Jest to okres odrębny od czasu przechowywania dokumentacji zgłoszeń. 

Korespondencję kierowaną do Fundacji w innych sprawach przechowujemy przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie w zakresie i przez okres uzasadniony obowiązkami prawnymi lub ustaleniem, dochodzeniem albo obroną roszczeń. 

Dane związane ze wsparciem przez Suppi przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi wsparcia, a dane objęte obowiązkami rachunkowymi lub podatkowymi — przez okres wymagany odpowiednimi przepisami. 

Jeżeli powstanie roszczenie albo spór, dane niezbędne do jego obsługi możemy przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia sprawy lub upływu właściwego okresu przedawnienia. 

10. Czy musisz podawać dane?

Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre dane są konieczne do skorzystania z wybranej funkcji. Bez adresu e-mail, nicku/loginu i hasła nie utworzysz konta. Podanie imienia i nazwiska nie jest konieczne, jeżeli wybierasz zgłoszenie anonimowe. Dane wpisywane dodatkowo w treści zgłoszenia podajesz dobrowolnie. 

11. Jakie masz prawa?

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania możesz żądać: 

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii; 

sprostowania nieprawidłowych danych; 

usunięcia danych; 

ograniczenia przetwarzania; 

przeniesienia danych – gdy spełnione są warunki przewidziane w RODO; 

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie; 

wycofania zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. 

Nie każde prawo ma zastosowanie w każdej sytuacji. Przykładowo usunięcie konta nie zawsze oznacza możliwość natychmiastowego usunięcia wszystkich danych, jeżeli musimy zachować część z nich z powodu obowiązku prawnego albo w celu ochrony przed roszczeniami. 

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres: kontakt@zielonekujawy.pl. 

Na żądanie odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeśli ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę żądań potrzebujemy więcej czasu, możemy przedłużyć termin o kolejne dwa miesiące. W ciągu pierwszego miesiąca poinformujemy Cię o przedłużeniu i jego powodach. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia Twojej tożsamości. 

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. 

12. Pliki cookies, Matomo i OpenStreetMap

Serwis może korzystać z plików cookies niezbędnych do prawidłowego działania, m.in. do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa konta, zapamiętywania ustawień oraz działania generatora i pozostałych funkcji serwisu. 

Do analizy sposobu korzystania ze strony wykorzystujemy Matomo. W obecnej konfiguracji Matomo działa na naszym hostingu i jest skonfigurowane tak, aby nie gromadzić danych pozwalających nam identyfikować użytkowników. Dane analityczne są przechowywane na naszym hostingu. 

Serwis korzysta także z map OpenStreetMap. Podczas wyświetlania mapy przeglądarka może łączyć się z serwerami dostarczającymi dane mapowe, co wiąże się z przekazaniem danych technicznych niezbędnych do takiego połączenia, np. adresu IP. 

Obecnie nie wykorzystujemy cookies marketingowych. Jeżeli w przyszłości uruchomimy dodatkowe narzędzia analityczne lub marketingowe wymagające zgody, zostaną one uruchomione dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody, a Polityka zostanie zaktualizowana. 

Możesz zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może jednak spowodować, że część funkcji serwisu nie będzie działała prawidłowo. 

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie wykorzystujemy Twoich danych do podejmowania wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. 

15. Zmiany Polityki

Serwis drzeworeagowania.pl jest rozwijany. Możemy aktualizować tę Politykę, zwłaszcza gdy zmienią się funkcje serwisu, wykorzystywane technologie, dostawcy usług albo przepisy prawa. 

Aktualna wersja Polityki będzie dostępna na drzeworeagowania.pl. Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływać na sposób przetwarzania danych użytkowników posiadających konto, poinformujemy o niej w odpowiedni, zrozumiały sposób. 

16. Kontakt

W sprawach prywatności, danych osobowych oraz podejrzeń naruszenia ich ochrony skontaktuj się z Fundacją Zielone Kujawy: kontakt@zielonekujawy.pl.